Trong nhiều tòa nhà chung cư, hệ thống tiện ích được đầu tư bài bản ngay từ đầu. Phòng gym. Hồ bơi. Khu sinh hoạt cộng đồng. Không gian thương mại dịch vụ. Tuy nhiên, sau một thời gian vận hành, các tiện ích này dần trở thành gánh nặng chi phí. Ít người sử dụng. Xuống cấp nhanh. Phát sinh khiếu nại cư dân. Vấn đề không nằm ở việc thiếu tiện ích. Mà nằm ở cách khai thác dịch vụ tiện ích chưa được tiếp cận như một bài toán vận hành tổng thể. Đối với ban quản trị và chủ đầu tư, đây là điểm cần được nhìn lại một cách nghiêm túc.
Khai thác dịch vụ tiện ích là gì dưới góc độ vận hành
Ở góc độ phổ biến, khai thác dịch vụ tiện ích thường được hiểu là đưa các tiện ích vào sử dụng và thu phí. Nhưng dưới góc nhìn vận hành, khái niệm này cần được hiểu đầy đủ hơn. Khai thác là sử dụng hiệu quả. Dịch vụ là giá trị mang lại cho cư dân. Tiện ích là tài sản chung của tòa nhà. Khi ba yếu tố này không được kết nối bằng một quy trình quản lý vận hành (https://ndre.vn/quy-trinh-quan-ly-van-hanh ) rõ ràng, tiện ích rất dễ rơi vào hai trạng thái cực đoan. Hoặc là bỏ không, lãng phí. Hoặc là khai thác quá mức, gây xung đột. Do đó, khai thác dịch vụ tiện ích cần được xem là một phần cấu thành của quản lý vận hành (https://ndre.vn/quan-ly-van-hanh ) tòa nhà, không phải hoạt động riêng lẻ.
Vai trò của dịch vụ tiện ích trong giá trị dài hạn của tòa nhà
Dịch vụ tiện ích không chỉ phục vụ nhu cầu sinh hoạt. Chúng còn định hình chất lượng sống và hình ảnh của tòa nhà. Một hệ thống tiện ích được khai thác dịch vụ tiện ích đúng cách giúp: Tăng mức độ hài lòng của cư dân Giảm khiếu nại liên quan đến sử dụng tài sản chung Gia tăng giá trị tài sản theo thời gian Hỗ trợ công tác vận hành ổn định hơn Ngược lại, tiện ích hoạt động kém hiệu quả sẽ nhanh chóng trở thành nguồn xung đột. Giữa cư dân và ban quản trị. Giữa các nhóm sử dụng khác nhau. Vì vậy, bài toán không phải là có thêm tiện ích. Mà là khai thác đúng mức và đúng nhu cầu.
Những rủi ro thường gặp khi khai thác dịch vụ tiện ích thiếu định hướng
Trong thực tế vận hành, khai thác dịch vụ tiện ích thường gặp nhiều rủi ro nếu thiếu định hướng. Tiện ích bị sử dụng sai mục đích. Không có quy định rõ ràng về quyền và nghĩa vụ. Chi phí bảo trì vượt kiểm soát. Một số tiện ích bị thương mại hóa quá mức. Gây ảnh hưởng đến sinh hoạt cư dân. Phát sinh khiếu nại kéo dài. Ngoài ra, các vấn đề pháp lý liên quan đến an toàn, phòng cháy, trách nhiệm quản lý cũng dễ phát sinh nếu không được kiểm soát chặt chẽ. Đây là lý do quản lý chung cư (https://moc.gov.vn ) luôn yêu cầu các tiện ích phải được vận hành theo tiêu chuẩn và quy định rõ ràng.
Cách tiếp cận đúng khi khai thác dịch vụ tiện ích trong chung cư
Để khai thác dịch vụ tiện ích hiệu quả, nhiều dự án đã chuyển từ tư duy thu phí sang tư duy vận hành giá trị. Không khai thác bằng mọi giá. Mà khai thác dựa trên nhu cầu thực tế của cư dân. Cách tiếp cận này thường bao gồm các bước chính. Thứ nhất là đánh giá hiện trạng tiện ích. Tần suất sử dụng. Chi phí vận hành. Mức độ hài lòng của cư dân. Thứ hai là phân loại tiện ích. Tiện ích phục vụ cộng đồng. Tiện ích có thể khai thác dịch vụ. Tiện ích cần kiểm soát đặc biệt. Thứ ba là xây dựng quy trình sử dụng rõ ràng. Giờ hoạt động. Đối tượng sử dụng. Quy định an toàn. Thứ tư là cơ chế phối hợp. Ban quản trị. Chủ đầu tư. Đơn vị quản lý vận hành. Chỉ khi các yếu tố này được kết nối, khai thác dịch vụ tiện ích mới mang lại giá trị bền vững.
Vai trò của đơn vị quản lý vận hành trong khai thác dịch vụ tiện ích
Trong mô hình chung cư hiện đại, đơn vị quản lý vận hành giữ vai trò trung tâm trong khai thác dịch vụ tiện ích. Không phải là bên kinh doanh tiện ích. Mà là bên kiểm soát tiêu chuẩn và rủi ro. Đơn vị vận hành chịu trách nhiệm: Thiết lập quy trình sử dụng tiện ích Giám sát chất lượng dịch vụ Phối hợp xử lý sự cố phát sinh Báo cáo minh bạch cho ban quản trị Đồng thời, các quy định pháp lý liên quan đến an toàn và trách nhiệm quản lý luôn cần được cập nhật từ thư viện pháp luật (https://thuvienphapluat.vn ).
NDRE tiếp cận khai thác dịch vụ tiện ích với vai trò đồng hành vận hành
NDRE không tiếp cận khai thác dịch vụ tiện ích như một hoạt động kinh doanh ngắn hạn. Mà xem đây là một phần của chiến lược vận hành dài hạn tòa nhà. Cách NDRE đồng hành cùng ban quản trị và chủ đầu tư bao gồm: Phân tích hiện trạng tiện ích và nhu cầu cư dân Đánh giá rủi ro vận hành và pháp lý Đề xuất mô hình khai thác phù hợp Hỗ trợ xây dựng quy trình kiểm soát NDRE không thay thế vai trò ra quyết định của ban quản trị. Không đưa ra cam kết tuyệt đối. Không vượt thẩm quyền pháp lý. Mục tiêu là giúp tiện ích được sử dụng hiệu quả. Giảm lãng phí. Giảm xung đột. Nâng cao chất lượng sống cư dân. Các giải pháp trong dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà (https://ndre.vn/dich-vu-quan-ly-toa-nha ) của NDRE đều xoay quanh triết lý này.
Khi nào cần rà soát lại mô hình khai thác dịch vụ tiện ích
Không phải lúc nào cũng cần thay đổi. Nhưng có những dấu hiệu cho thấy khai thác dịch vụ tiện ích đang gặp vấn đề. Tiện ích ít người sử dụng. Chi phí vận hành tăng đều. Khiếu nại cư dân xuất hiện thường xuyên. Ban quản trị khó đưa ra quyết định do thiếu dữ liệu. Đây là thời điểm cần rà soát lại toàn bộ mô hình. Không chỉ để xử lý sự cố. Mà để xây dựng nền tảng vận hành dài hạn.
Khai thác dịch vụ tiện ích và giá trị bền vững của tòa nhà
Về dài hạn, khai thác dịch vụ tiện ích không chỉ là câu chuyện chi phí hay doanh thu. Mà là bài toán cân bằng lợi ích của nhiều bên. Khi được triển khai đúng cách, mô hình này giúp: Nâng cao trải nghiệm cư dân Tối ưu chi phí vận hành Gia tăng giá trị tài sản Hỗ trợ quản lý tòa nhà hiệu quả hơn Đó cũng là cách NDRE tiếp cận vai trò của mình. Một đơn vị đồng hành vận hành. Một đối tác dài hạn của ban quản trị và chủ đầu tư.
Bài viết khác