Trong nhiều tòa nhà chung cư hiện nay, thuê căn hộ dịch vụ không còn là hoạt động riêng lẻ của từng chủ căn hộ. Nó đã trở thành một phần trực tiếp tác động đến vận hành chung của cả tòa nhà. Ban quản trị thường đối mặt với các vấn đề quen thuộc. Khách ra vào liên tục. Tiêu chuẩn sử dụng không đồng đều. Gia tăng khiếu nại cư dân dài hạn. Rủi ro pháp lý khó kiểm soát. Với chủ đầu tư, bài toán còn sâu hơn. Làm sao khai thác hiệu quả giá trị lưu trú. Nhưng vẫn giữ được sự ổn định và uy tín dài hạn của dự án. Đây là lúc thuê căn hộ dịch vụ cần được nhìn nhận dưới góc độ vận hành tổng thể, thay vì chỉ là hoạt động cho thuê đơn thuần.
Thuê căn hộ dịch vụ là gì dưới góc nhìn vận hành
Ở góc độ thị trường, thuê căn hộ dịch vụ thường được hiểu là hình thức cho thuê căn hộ có đầy đủ nội thất, dịch vụ đi kèm, phục vụ khách ngắn hạn và dài hạn. Nhưng dưới góc nhìn vận hành chung cư, khái niệm này cần được tách rõ hơn. Thuê là hoạt động khai thác. Căn hộ là tài sản trong hệ thống chung. Dịch vụ là tập hợp tiêu chuẩn vận hành đi kèm. Khi ba yếu tố này không được quản lý đồng bộ, hệ quả thường thấy là: Xung đột giữa cư dân ở dài hạn và khách lưu trú ngắn hạn Gia tăng áp lực cho an ninh và lễ tân Khó kiểm soát chất lượng sử dụng tài sản chung Phát sinh rủi ro pháp lý liên quan đến lưu trú Vì vậy, thuê căn hộ dịch vụ không thể tách rời khỏi quản lý vận hành (https://ndre.vn/quan-ly-van-hanh ) tổng thể của tòa nhà.
Nhu cầu thuê căn hộ dịch vụ của khách nước ngoài hiện nay
Thị trường thuê căn hộ dịch vụ phát triển mạnh nhờ nhóm khách nước ngoài đến Việt Nam công tác và du lịch. Nhóm khách này có những đặc điểm rất rõ. Họ cần sự riêng tư. Họ ưu tiên không gian sống ổn định. Họ yêu cầu tiêu chuẩn dịch vụ rõ ràng. Họ quan tâm đến tính pháp lý lưu trú. Thời gian lưu trú thường chia thành hai nhóm chính: Ngắn hạn từ vài ngày đến vài tuần Dài hạn từ một tháng trở lên Với các tòa nhà chung cư, việc đón nhận nhóm khách này mang lại nguồn doanh thu tốt. Nhưng cũng đồng thời tạo áp lực lớn lên hệ thống vận hành nếu thiếu quy trình kiểm soát. Đây là lý do ngày càng nhiều chủ đầu tư và ban quản trị tìm đến các đơn vị có kinh nghiệm quản lý vận hành (https://ndre.vn/dich-vu-quan-ly-van-hanh ) chuyên sâu.
Rủi ro vận hành nếu thuê căn hộ dịch vụ thiếu kiểm soát
Trong thực tế triển khai, thuê căn hộ dịch vụ không kiểm soát tốt thường dẫn đến những hệ quả dài hạn. An ninh bị quá tải. Lưu lượng người ra vào tăng đột biến. Khó xác minh thông tin lưu trú. Vệ sinh và bảo trì chịu áp lực cao hơn. Tài sản chung nhanh xuống cấp. Chi phí vận hành tăng nhưng khó phân bổ minh bạch. Quan trọng hơn, rủi ro pháp lý luôn hiện hữu. Đặc biệt liên quan đến đăng ký lưu trú, phòng cháy, an toàn tòa nhà. Những vấn đề này không chỉ ảnh hưởng đến khách thuê. Mà còn tác động trực tiếp đến cư dân dài hạn và hình ảnh dự án. Do đó, thuê căn hộ dịch vụ cần được đặt trong một quy trình quản lý vận hành (https://ndre.vn/quy-trinh-quan-ly-van-hanh ) rõ ràng và minh bạch.
Cách tiếp cận đúng khi triển khai thuê căn hộ dịch vụ trong chung cư
Để thuê căn hộ dịch vụ vận hành bền vững, nhiều dự án đã thay đổi cách tiếp cận. Không quản lý theo từng căn hộ riêng lẻ. Mà quản lý theo hệ thống vận hành tổng thể. Cách tiếp cận này tập trung vào ba trụ cột chính. Thứ nhất là tiêu chuẩn vận hành thống nhất. Quy định rõ quy trình đón khách. Quy trình sử dụng tiện ích chung. Quy trình xử lý sự cố. Thứ hai là phối hợp chặt chẽ giữa các bên. Chủ đầu tư. Ban quản trị. Đơn vị vận hành. Thứ ba là minh bạch thông tin và báo cáo. Lưu lượng khách. Tình trạng sử dụng tài sản. Chi phí vận hành phát sinh. Đây cũng là nền tảng để thuê căn hộ dịch vụ không trở thành gánh nặng cho tòa nhà, mà là giá trị gia tăng thực sự.
Vai trò của đơn vị quản lý vận hành trong mô hình thuê căn hộ dịch vụ
Trong nhiều dự án, đơn vị quản lý vận hành đóng vai trò trung tâm khi triển khai thuê căn hộ dịch vụ. Không phải là bên kinh doanh. Mà là bên kiểm soát tiêu chuẩn. Đơn vị vận hành chịu trách nhiệm: Điều phối an ninh và kiểm soát ra vào Phối hợp đăng ký lưu trú đúng quy định pháp lý Chuẩn hóa quy trình vệ sinh và bảo trì Ghi nhận và xử lý phản hồi cư dân Quan trọng hơn, đơn vị vận hành là cầu nối giữa ban quản trị và chủ đầu tư. Giúp các quyết định được đưa ra dựa trên dữ liệu thực tế, không cảm tính. Các tiêu chuẩn như pháp lý lưu trú (https://thuvienphapluat.vn ) hay quản lý chung cư (https://moc.gov.vn ) luôn cần được cập nhật và áp dụng linh hoạt theo từng dự án.
NDRE tiếp cận thuê căn hộ dịch vụ dưới góc độ đồng hành vận hành
NDRE không nhìn thuê căn hộ dịch vụ như một sản phẩm bán lẻ. Mà xem đó là một phần của bài toán vận hành tổng thể tòa nhà. Cách tiếp cận của NDRE tập trung vào: Phân tích hiện trạng vận hành thực tế Đánh giá mức độ phù hợp của mô hình lưu trú Xây dựng quy trình kiểm soát rõ ràng Đồng hành cùng ban quản trị trong triển khai NDRE ưu tiên vai trò cố vấn và đối tác dài hạn. Không can thiệp vượt thẩm quyền pháp lý. Không đưa ra cam kết tuyệt đối. Mục tiêu cuối cùng là giúp tòa nhà vận hành ổn định. Giảm xung đột. Giảm rủi ro. Tăng giá trị tài sản theo thời gian. Các mô hình dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà (https://ndre.vn/dich-vu-quan-ly-toa-nha ) của NDRE đều được xây dựng trên nền tảng này.
Khi nào chủ đầu tư và ban quản trị nên rà soát mô hình thuê căn hộ dịch vụ
Không phải dự án nào cũng cần thay đổi ngay. Nhưng có những dấu hiệu cho thấy thuê căn hộ dịch vụ đang gây áp lực lên vận hành. Khiếu nại cư dân tăng đều theo tháng. Chi phí vận hành không kiểm soát được. Ban quản trị khó đưa ra quyết định vì thiếu dữ liệu. Rủi ro pháp lý xuất hiện thường xuyên hơn. Đây là thời điểm cần rà soát toàn bộ mô hình. Không chỉ để xử lý sự cố trước mắt. Mà để xây dựng nền tảng vận hành dài hạn.
Thuê căn hộ dịch vụ và giá trị dài hạn của tòa nhà
Ở góc độ dài hạn, thuê căn hộ dịch vụ chỉ thực sự hiệu quả khi được đặt đúng vị trí trong hệ sinh thái vận hành chung cư. Không chạy theo doanh thu ngắn hạn. Không đánh đổi sự ổn định của cư dân. Không tạo rủi ro pháp lý tiềm ẩn. Khi được quản lý bài bản, mô hình này giúp: Tăng giá trị khai thác tài sản Nâng cao hình ảnh dự án Thu hút nhóm khách chất lượng cao Giữ được sự cân bằng vận hành lâu dài Đó cũng là triết lý vận hành mà NDRE theo đuổi trong các dự án đã và đang triển khai.
Bài viết khác